Un método para consignar tareas y ordenar actividades casi a la medida de cada usuario

 

Usé agendas clásicas hasta hace unos años atrás, me encantaban las de semana a la vista y eran mis aliadas para cumplir con obligaciones, actividades y tareas. También las usaba como directorio telefónico. ¿Se acuerdan de aquellos tiempos? Esa costumbre revela que tengo más de 40, sin lugar a dudas…

Con el advenimiento del mundo digital y en particular con la tableta, probé una agenda que amé tanto como a las anteriores. Podía indicar reuniones, armar citas y tareas periódicas, cambiar fechas, agregar o quitar datos, etc. Le faltaban los dibujos, las anotaciones al margen, alguna frase inspiradora y los recuerdos que se entretejían entre las páginas de las agendas clásicas. Aún así, cumplía con su cometido principal. Pero un buen día esa agenda (la Muji) se desactualizó, pues sus creadores dejaron de darle soporte técnico y entonces no pude usarla más.

Probé varias más, pero ninguna cumplía los requisitos. El celular y la tableta fueron ganando terreno y con algunas otras herramientas procuré suplir la agenda. Por eso comencé a usar diversas aplicaciones: el calendario (sincronizado con el del trabajo), un sencillo administrador de tareas y el Google Keep para ideas y anotaciones más largas.

Con estas herramientas pongo orden, pero sin sentir la experiencia antropológica del lápiz y el papel y entonces, para ciertas tareas y actividades, volví los orígenes. A pesar de ser muy tecnológica, la fusión de una hoja y algo para escribir (bolígrafo o lápiz) me permite abordar las cuestiones de otra manera, pensar desde otro ángulo, mirar, enfocar y decidir. La vuelta y el encuentro —con el que considero el mejor sistema— fue casuística.

Casi al principio de la investigación de mi tesis de Maestría, en marzo de 2015, y de la mano de la serendipia encontré la herramienta para planificar tareas y actividades: el Bullet Journal (BJ). En internet hay cientos de referencias, así que no ahondaré en su origen, creador y evolución. Fue tan bueno —amor a primera vista— que además de la tesis, comencé a usarlo en el trabajo y en las libretas que atesoro para otros fines (escritura por placer y proyectos puntuales).

La clave del BJ, que es un sistema lineal, es comenzar por numerar la libreta o cuaderno. De esta manera, comienza el “proceso de acercamiento y apropiación” que he descubierto que para mí es muy importante, pues debo sentir que el soporte es una extensión de mi persona. Luego se arma la tabla de contenido o sumario, ¡otro elemento fundamental para quienes amamos el orden!, que se ubica generalmente al inicio. Y, finalmente se despliega el contenido propiamente dicho (tareas, ideas, reuniones y todo lo que el usuario quiera).

Cada tarea o acción se detalla en una línea, pues el sistema es sintético (aspecto que valoro mucho). Yo siempre utilizo cuadrados pequeños; pero como el BJ es “configurable a la medida”, hay quienes usan diversos símbolos: círculos para las entrevistas y citas, cuadrados para las tareas, triángulos para las ideas y un largo etcétera.

Cuando la tarea está pronta, dibujo dos líneas a modo de x; si está en curso, una sola de ángulo a ángulo. De esta manera, a golpe de vista, es posible evaluar y saber “cómo va la cosa”. Al finalizar el día, la semana o el mes, planifico el siguiente con las tareas pendientes o en curso.

Para la tesis, el BJ fue fundamental. En esa bitácora consigné todas las decisiones que después volqué en el capítulo metodológico. También los avatares, las ideas, las reuniones con la tutora, las dudas y los aspectos a mejorar. Cada tanto, revisaba las páginas y de esa manera nada se me escapó. La bitácora y el plan metodológico de la tesis fueron el corazón de esa investigación que podría volver a realizar casi a oscuras, pues ambas herramientas fueron estructurales.

En el trabajo, en una libreta tamaño A5, despliego mi día laboral. La mayor parte de las tareas se han originado con anterioridad, algunas las consigno a principio de mes, incluso. En el correr de cada jornada surgen nuevas actividades, solicitudes o reuniones que también quedan registradas en mi método BJ (que me sirve para saber qué hice cada día).

En varias ocasiones me han preguntado por qué no uso un potente gestor de tareas y la verdad es que he probado muchos. En líneas generales, me quedo con este porque básicamente me gusta escribir a mano, necesito hacerlo para pensar mejor (a pesar de ser casi adicta a la tecnología) y porque ya uso muchos programas (mi navegador abre entre 8 y 10 páginas a diario).

Además, el BJ se adapta a cada persona, necesidades y gustos. Sigo varias páginas en Facebook y a la etiqueta en Twitter y algunos, los más creativos, impregnan sus BJ con espléndidos dibujos y decorados. El mío es escueto, quizás porque así concibo el orden. A través de mis cuadernos Bullet Journal procuro ser espartana y sintética, ya que no lo soy en mis ideas y expresiones.

El sistema Bullet Journal es perfecto para los que adoran las listas y para quienes aman tachar tareas. Su forma lineal de ordenar las ideas, actividades y tareas permite estructurar los ítems de una manera clásica, natural y metódica.

Hay cuadernos especialmente diseñados para el sistema, pero lo importante es que puede armarse con cualquier material físico, alcanza con un par de hojas y listo. En Montevideo actualmente hay varias papelerías que venden libretas preciosas, con renglones, en blanco y las de hojas cuadriculadas (¡que me atraen muchísimo, por otra parte!); las hay de tapa dura, con dibujos infantiles, flores, garabatos y las especialmente diseñadas para tomar notas en los viajes.

Como mencionaba anteriormente, me parece importante que tengan elástico para que no se estropeen las hojas. También me gusta usar diversos colores para escribir y en particular escribo con bolígrafos de gel porque se deslizan mejor. A veces, vuelvo al lápiz que siempre es muy amigable y ofrece una experiencia primitiva de contacto con el papel.

Quizás Bullet Journal sea todo un descubrimiento para ti; si te interesa, te sugiero que busques en Google y te sorprenderás, ya que hay tutoriales muy sencillos  y en las redes sociales (Instagram, Pinterest y Facebook) ejemplos artísticos que son una verdadera inspiración.

 

 

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7 pensamientos en “Un método para consignar tareas y ordenar actividades casi a la medida de cada usuario

  1. Pingback: Amor por las listas | para despuntar el vicio

  2. Por mi edad y ya fuera de la vida activa , en cuanto a lo laboral, esto no llegará a ser parte de mi vida.
    Aunque la tecnología me ha interesado desde que irrumpió en forma masiva y es difícil quedarse fuera, porque te quedas fuera de verdad , no me llega con la misma intensidad que a ti . La gente de tu edad no puede ignorarla , mucho más una profesional de tus características.
    Lo que has escrito es como si hubieras abierto una ventana y me hubieras mostrado el mundo de hoy en cuanto a planificación , organización y métodos de trabajo .
    Gracias , mil gracias. Un abrazo

  3. Pingback: Regalar en Navidad: ideas y sugerencias para realizar la tarea sin agobios y con dignidad | Para despuntar el vicio

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